Najem prywatny jest atrakcyjnym sposobem na dochód pasywny, szczególnie w dużych miastach, gdzie mieszkania są wynajmowane w roku akademickim studentom, a przez cały rok – pracodawcom dla ich pracowników. Coraz częściej mieszkania są również wynajmowane przez rodziny. Według statystyk rynek najmu w Polsce rośnie – już co siódmy Polak mieszka w wynajętym mieszkaniu. Stanowi to około 13% gospodarstw domowych. Prym wiedzie najem prywatny – z tej formy najmu rozlicza się około 800 tys. właścicieli nieruchomości. Powstaje więc pytanie: czy wynajmujący będą musieli zaprzyjaźnić się z KSeF?
KSeF – dla jakich najemców konieczna faktura przez system?
Najem prywatny jest jedną z opcji dorabiania do domowego budżetu. Właściciel nieruchomości może zdecydować się na najem prywatny albo – w przypadku kilku nieruchomości – na rejestrację działalności gospodarczej i rozliczanie wynajmu w jej ramach. Przy wynajmie jednego lub dwóch mieszkań najem prywatny cieszy się największą popularnością. Jego rozliczanie nie jest skomplikowane – stosowany jest ryczałt ewidencjonowany. Natomiast obowiązek wystawiania faktur przez KSeF zależy od rodzaju najemcy.
Najemca – konsument (rynek B2C)
KSeF nie obejmuje konsumentów, czyli osób prywatnych. Jeśli wynajmujesz nieruchomość studentom lub innym osobom fizycznym, nie ma obowiązku rejestracji w KSeF ani wystawiania faktur za pośrednictwem tego systemu. Można to zrobić dobrowolnie, jednak nie jest to obligatoryjne.
Jeżeli najemca zwróci się z prośbą o wystawienie faktury, można ją wystawić w dotychczasowej formie, bez systemu KSeF.
Najemca – firma (rynek B2B)
Sytuacja diametralnie się zmienia, gdy najemcą jest firma lub gdy pracodawca wynajmuje mieszkanie dla swoich pracowników. W takim przypadku wynajmujący będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Nie ma przy tym znaczenia, czy wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia z VAT. Wynika to z faktu, że obowiązek stosowania KSeF obejmuje również podatników zwolnionych z VAT, jeśli wystawiają faktury w relacjach B2B.
Co do zasady obowiązek ten będzie dotyczył wynajmujących od 1 stycznia 2027 roku, przy czym miesięczne przychody nie mogą przekroczyć w 2026 roku 10 tys. zł. Jeśli wartość jest wyższa, to obowiązek wystawiania faktur przez KSeF przypada od 1 kwietnia 2026 roku. Szerzej o terminach wchodzenia systemu w życie pisaliśmy tutaj.
Faktura na żądanie dla prywatnego najemcy
Zdarzają się sytuacje, w których najemca – osoba prywatna – zwraca się z prośbą o wystawienie faktury za usługę najmu. Pojawia się wówczas pytanie, czy wynajmujący ma taki obowiązek. Z przepisów wynika, że zarówno czynny podatnik VAT, jak i podatnik zwolniony z VAT nie mają obowiązku wystawiania faktury na żądanie osoby prywatnej.
Jeżeli jednak wynajmujący zdecyduje się wystawić fakturę dla osoby fizycznej, może to zrobić. Ponieważ relacje B2C są wyłączone z obowiązku korzystania z KSeF, faktura może zostać wystawiona w dotychczasowej formie, wysłana mailem w pliku pdf bądź przekazana w formie papierowej.
Wystawienie faktury przez KSeF dla osoby fizycznej nie prowadzącej działalności
KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych również dla osób prywatnych. Jest to jednak rozwiązanie dobrowolne i nie wynika z obowiązku ustawowego. Należy przy tym pamiętać, że osoba prywatna nie posiada dostępu do systemu, dlatego wystawiający fakturę musi ten dostęp zapewnić. W praktyce oznacza to konieczność przekazania najemcy linku lub kodu QR umożliwiającego dostęp do dokumentu.
Najem okazjonalny a KSeF
W ostatnich latach najem okazjonalny stał się niezwykle popularnym sposobem wynajmu nieruchomości. Ma on wiele zalet, w szczególności umożliwia szybszą eksmisję nieuczciwego najemcy bez długotrwałego postępowania sądowego. Forma zawartej umowy (zwykła czy okazjonalna) nie ma jednak znaczenia dla obowiązków w zakresie KSeF.
Najem okazjonalny jest rodzajem najmu prywatnego, dlatego mają do niego zastosowanie zasady opisane powyżej. Oznacza to, że wynajmujący jest zobowiązany do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF wyłącznie wtedy, gdy najemcą jest firma.
Wystawianie faktur w KSeF a NIP
Warto również pamiętać, że wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF wiąże się z obowiązkiem posługiwania się numerem NIP. Jeżeli wynajmujący nie posiada tego numeru, konieczne jest wystąpienie do właściwego urzędu skarbowego z wnioskiem o jego nadanie, składając formularz NIP-7.
Sam najem prywatny nie rodzi obowiązku posiadania numeru NIP, jednak korzystanie z KSeF już tak.
Masz wątpliwości? – Skonsultuj się z dobrym księgowym BR OMEGA
Aby ustalić, czy najem prywatny wiąże się z obowiązkiem korzystania z KSeF, kluczowe jest określenie statusu najemcy. W przypadku wynajmu na rzecz osób prywatnych KSeF nie ma zastosowania. Jeżeli jednak najemcą jest firma, wynajmujący musi liczyć się z obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W razie wątpliwości dotyczących rozliczania najmu prywatnego lub okazjonalnego warto skorzystać z indywidualnej konsultacji.
