Small Medium‑sized Enterprise – w skrócie procedura szczególna SME, wprowadziła ułatwienia administracyjne dla małych firm z państw unijnych. Jej celem jest zwiększenie handlu transgranicznego i konkurencyjności na rynkach europejskich. Do końca 2024 roku polski przedsiębiorca sprzedający towary i usługi na obszarze Unii był zobowiązany do rejestracji do VAT i rozliczania się w każdym państwie, w którym działał. Od 1 stycznia 2025 roku firmy, które spełniają warunki wskazane w procedurze SME, oraz przepisy obowiązujące na obszarze poszczególnych państw unijnych, mogą skorzystać ze zwolnienia z VAT. Jakie to są warunki, jak uzyskać numer identyfikacyjny EX i gdzie sprawdzić przepisy obowiązujące w poszczególnych krajach?
Procedura SME – co to jest?
Procedura SME pozostawia podatnikom, którzy spełniają warunki, wybór: mogą skorzystać ze zwolnienia z VAT w danym kraju członkowskim bądź opłacać podatek VAT na zasadach ogólnych obowiązujących w danym państwie. Dotyczy wyłącznie transakcji B2C — co oznacza, że można ją zastosować tylko do transakcji przedsiębiorca‑konsument. Zatem ze zwolnienia nie skorzystają firmy, które prowadzą interesy w UE z innymi firmami. Ponadto, procedura szczególna SME nie obejmuje dostaw z odwrotnym obciążeniem oraz części usług, w zależności od kraju — najczęściej wyłączone są usługi związane z nieruchomościami, transportem i finansami.
Część państw unijnych — przykładem Portugalia, Grecja, Hiszpania — nie wdrożyły nadal procedury w swoich państwach. Zatem prowadząc handel bądź świadcząc usługi na obszarze tych krajów, niemożliwe jest skorzystanie ze zwolnienia z VAT. Szczegółowe informacje dotyczące wdrożenia SME w krajach unijnych, a także wyłączeń, są na bieżąco aktualizowane na stronie Unii Europejskiej (tutaj).
Kto może skorzystać ze zwolnienia z VAT
w ramach procedury SME?
Łączny obrót na obszarze UE nie przekroczył w 2024 roku 100 tys. euro. Taki sam limit obowiązuje w 2025 roku. W celu przeliczenia należy zastosować kurs walut z 1 stycznia podany przez Europejski Bank Centralny, a jeśli nie został on w tym dniu ustalony, wówczas bierze się pod uwagę kurs z dnia następnego.
Przedsiębiorca nie przekroczył lokalnych limitów — ustalanych na różnych poziomach przez poszczególne państwa członkowskie. Dla przykładu w Finlandii jest to 20 tys. euro, w Irlandii są różne progi, zaczynające się od 42 500 euro.
Ze zwolnienia mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy mają siedzibę w Polsce i sprzedają towary bądź świadczą usługi B2C na obszarze Unii Europejskiej, bądź mają takie plany.
O zwolnienie z VAT w krajach UE mogą starać się zarówno działalności zwolnione z VAT w Polsce, jak i czynni podatnicy VAT.
Numer EX małego przedsiębiorstwa – jak uzyskać zwolnienie z VAT w UE?
Jedyna droga, prowadząca do zwolnienia z płacenia VAT w krajach unijnych — w których jest możliwość — prowadzi przez internet. Zarówno wniosek o numer identyfikacyjny EX, jak i późniejsze deklaracje, korekty czy aktualizacje danych, składa się online.
Bez względu na to, gdzie firma ma siedzibę i rozlicza się z VAT, wniosek o wydanie numeru EX składa się u Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa‑Śródmieście. Wniosek — a dokładnie tzw. uprzednie powiadomienie — wymaga wypełnienia informacji dotyczących m.in. wysokości obrotów za poprzedni i bieżący rok podatkowy oraz wskazania państw, w których podatnik chce korzystać ze zwolnienia z VAT.
Urząd ma 35 dni na wydanie decyzji. Pozytywna decyzja ma miejsce, gdy państwo, w którym polski podatnik chce korzystać ze zwolnienia, potwierdzi jego prawo do tego. W przypadku wnioskowania o zwolnienie w kilku państwach członkowskich, podatnik otrzyma numer identyfikacyjny EX po potwierdzeniu prawa do zwolnienia przynajmniej przez jedno z wymienionych w uprzednim powiadomieniu państw. Negatywna decyzja urzędu może oznaczać, że podatnik nie spełnia przepisów obowiązujących w konkretnym państwie. Warto więc skonsultować to z księgową przed przystąpieniem do formalności, by nie tracić czasu.
Podatnicy zwolnieni z VAT w państwach UE muszą składać informację kwartalną
Zwolnienie można stosować od dnia otrzymania decyzji o numerze EX. Istotnym elementem korzystania z procedury SME jest przesyłanie deklaracji SME‑IK przez e‑US. Termin przesyłania deklaracji to miesiąc od zakończenia kwartału.
Podatnik korzystający ze zwolnienia w ramach procedury SME jest zobowiązany do przestrzegania wskazanych limitów. Jeśli w ciągu roku zostanie przekroczony próg 100 tys. euro, konieczne jest zgłoszenie tego faktu w ciągu 15 dni od przekroczenia limitu. Urząd dezaktywuje numer EX, a podatnik jest zobowiązany do rejestracji do VAT w państwie unijnym, w którym sprzedaje towary lub oferuje usługi.
Procedura SME jest dużym ułatwieniem dla małych przedsiębiorców, a zarazem szansą na rozwój działalności. Nie wiesz, czy obejmuje Twoją firmę? Zadzwoń — z chęcią pomożemy!
