Sposób opodatkowania ryczałtu upraszcza rozliczenia, ale nie zwalnia z obowiązku prowadzenia wykazu środków trwałych ani z przestrzegania zasad dotyczących amortyzacji. Choć ryczałtowcy nie rozliczają kosztów, muszą pilnować ewidencji, rozliczać VAT od sprzedaży majątku, a od 2025 roku również uwzględniać wpływ tych operacji na składkę zdrowotną.
Obowiązek prowadzenia ewidencji mimo braku kosztów
Ryczałtowcy nie księgują kosztów uzyskania przychodów, ale muszą prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Wynika to wprost z art. 15 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Ewidencja powinna zawierać m.in. datę nabycia, wartość początkową, metodę i stawkę amortyzacji oraz datę likwidacji lub sprzedaży. Obowiązkowemu wpisowi do wykazu podlegają środki trwałe o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł.
Przykładami środków trwałych, które podlegają ewidencji, są m.in. laptop lub komputer stacjonarny używany do pracy biurowej, księgowości czy obsługi zamówień, meble biurowe.
Amortyzacja – po co, skoro nie wpływa na podatek?
Odpisy amortyzacyjne nie są uwzględniane przy wyliczaniu podatku dochodowego na ryczałcie, ale należy je prowadzić. Dlaczego? Bo w przypadku zmiany formy opodatkowania (np. przejścia na zasady ogólne), pozostała część niezamortyzowanego majątku może być ujmowana w kosztach. Dzięki temu zachowasz ciągłość amortyzacji i unikniesz strat podatkowych.
VAT przy zakupie, sprzedaży i przekazaniu środka trwałego
Jeśli jesteś VAT-owcem, masz prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie środka trwałego – pod warunkiem, że będzie on wykorzystywany w Twojej działalności. Oznacza to, że kupując np. komputer, czy samochód do firmy, możesz pomniejszyć swój podatek należny o VAT widniejący na fakturze zakupu.
Wycofanie środka trwałego z działalności podlega opodatkowaniu VAT – to w tym momencie powstaje obowiązek naliczenia podatku. Wycofanie dokumentuje się dowodem wewnętrznym, a jego wartość rynkowa stanowi podstawę opodatkowania. Sprzedaż środka trwałego po jego wcześniejszym wycofaniu z działalności nie powoduje obowiązku ponownego naliczenia VAT-u.
Szczególną ostrożność trzeba zachować przy przekazywaniu środka trwałego do działalności współmałżonka. Nawet jeśli nie dochodzi do rzeczywistej zapłaty, urząd skarbowy traktuje to jak sprzedaż – czyli odpłatną dostawę towaru. To z kolei oznacza konieczność naliczenia VAT-u od wartości rynkowej przekazywanego składnika. Może też pojawić się obowiązek korekty wcześniej odliczonego podatku, jeśli środek trwały nie był wykorzystywany w pełni do działalności opodatkowanej lub przekazanie następuje przed upływem tzw. okresu korekty. |
Sprawdź też: 5 najczęściej popełnianych błędów w księgowości JDG.
Wykaz środków trwałych – co musi zawierać?
W wykazie obowiązkowo powinny znaleźć się:
numer porządkowy i nazwa składnika majątku,
data nabycia i data wprowadzenia do używania,
wartość początkowa,
metoda i stawka amortyzacji,
data likwidacji lub zbycia.
Dokument ten może być prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej, ale musi być kompletny i aktualny.
Likwidacja lub zniszczenie środka trwałego – dokumentacja
W przypadku uszkodzenia lub wycofania majątku z ewidencji potrzebne będą:
protokół likwidacyjny z opisem przyczyn i stanu technicznego,
dokumentacja zdjęciowa (zalecana),
potwierdzenie utylizacji (jeśli dotyczy).
Należy zadbać o to, aby w protokole likwidacyjnym znalazły się wszystkie istotne informacje.
Sprzedaż środka trwałego, a składka zdrowotna
Od 2025 roku przychód ze sprzedaży środka trwałego przez ryczałtowca nie będzie wliczany do podstawy naliczenia składki zdrowotnej. Wynika to z faktu, że przychody z takiej sprzedaży pozostają poza zakresem ewidencji przychodów dla celów zdrowotnych. Ryczałtowcy nie rozliczają również kosztów, więc nie mają możliwości uwzględniania niezamortyzowanej wartości majątku. Sprzedaż wpływa więc na przychód podatkowy i podatek, ale nie na podstawę składki zdrowotnej.
Księgowość JDG może wydawać się prosta, ale właśnie przez to łatwo wpaść w pułapki, które kosztują więcej, niż się wydaje. Jeśli nie masz czasu na śledzenie i analizowanie przepisów, zleć to naszym księgowym. W ofercie biura rachunkowego mamy kompleksowe usługi księgowe. Pomożemy Ci zadbać o unikanie tych i innych problemów dotyczących rozliczeń podatkowych.
