Od przyszłego roku przedsiębiorców czeka nowa fakturowa rzeczywistość obejmująca elektroniczne wystawianie oraz odbieranie faktur. Duże oraz średnie firmy przygotowują się do tego od jakiegoś już czasu, bo nie warto zostawiać formalności na koniec. Tymczasem już od 1 listopada br. można wnioskować o certyfikat KSeF, który służy między innymi do uwierzytelniania się w systemie, a przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury z załącznikami, już od 1 stycznia 2026 roku mogą składać wnioski w e- Urzędzie Skarbowym o taką możliwość.
Kiedy wchodzi obowiązkowy KSeF?
Początek każdego roku jest dla przedsiębiorców pracowity ze względu na rozliczenia związane z poprzednim rokiem podatkowym. Dlatego obowiązkowy KSeF wchodzi w życie od:
1 lutego 2026 roku – firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku,
1 kwietnia 2026 roku – pozostałe firmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze.
Jedynym wyjątkiem są firmy, których sprzedaż w ciągu miesiąca (łącznie z VAT) nie przekroczy 10 tys. zł. Przykładem może być np. firma cukiernicza obsługująca imprezy, która wystawi w miesiącu cztery faktury na kwotę 1800 zł, co łącznie daje 7200 zł. Natomiast mały przedsiębiorca będzie musiał pobierać faktury od większych firm, a co za tym idzie dzieje się to przez KSeF. Zatem dostęp do systemu powinna mieć również jednoosobowa działalność już od 1 lutego 2026 roku. Warto wiedzieć, że system nie wysyła informacji na mail o oczekującej w KSeF fakturze. Konieczne będzie więc sprawdzanie systemu i pobieranie faktur, aby zaksięgować koszt lub przekazać dokumenty do swojego biura rachunkowego.
KseF – jak działa?
Przedsiębiorcy mogą korzystać z darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów poprzez portal internetowy (Aplikacja Podatnika KSeF) bądź aplikację mobilną. Faktury będzie można wystawiać wyłącznie będąc online bądź offline, ale z wysyłką do KSeF najpóźniej dzień po wystawieniu faktury. Osoby, które nie do tej pory nie korzystały z komputera i internetu będą musiały zaprzyjaźnić się z nowoczesną technologią, albo zlecą to księgowej.
Oprócz narzędzi udostępnianych przez KSeF możliwe będzie korzystanie z dotychczasowego programu księgowego, o ile jest zintegrowany z KSeF – integracja przez API. Kolejna opcja to wykorzystanie swojego konta na portalu e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym.
KseF – jak wystawić fakturę?
Zalogowanie na darmową platformę MF bądź do programu księgowego zintegrowanego z KSeF.
Wypełnienie danych kontrahenta, określenie produktu/usługi, wpisanie wartości.
Zapisanie i wysyłka faktury do KSeF.
Sprawdzenie przez system poprawności pod względem technicznym faktury.
Po wysyłce następuje nadanie przez system unikalnego numeru KSeF .
Następnie faktura po wysyłce jest dostępna w systemie i gotowa do pobrania.
System nie sprawdza danych nabywcy, a tym bardziej kwot na fakturze, zatem warto dokładnie weryfikować wpisane dane. Na pocieszenie, fakturę można korygować nieograniczoną ilość razy.
KseF – aplikacja mobilna!
Zdecydowanie wygodna aplikacja w smartfonie od 2026 roku dla każdego przedsiębiorcy. Aplikacja mobilna KSeF umożliwia wystawianie faktur nie tylko online, lecz również offline. Ponadto też daje możliwość sprawdzenia, czy nie czekają faktury do odbioru od kontrahentów – bez względu na miejsce i czas. Umożliwia również wystawianie korekt oraz przeglądanie dokumentów.
KseF – pytania i odpowiedzi
Czy faktura dla osoby prywatnej musi być wystawiona przez KSeF?
Faktury w transakcjach B2C nie muszą być wystawiane przez KSeF. Obowiązek dotyczy transakcji B2B oraz dotyczy również JST – Jednostek Samorządu Terytorialnego. Takim samym obowiązkiem objęte są faktury B2G, czyli wystawione na rzecz instytucji państwowych, samorządów.
Czy na fakturze będzie można umieścić dodatkowe informacje?
W miejscu dodatkowy opis bądź w stopce faktury jest możliwość umieszczenia informacji dotyczących faktury.
Czy faktury wystawiane na kasach fiskalnych online podlegają pod KSeF?
Do końca 2026 roku można wystawiać faktury przez kasy fiskalne online. Natomiast od stycznia 2027 roku faktury wystawiane na rzecz innych firm, również jednoosobowych działalności będą musiały być wystawione przez KSeF. Wyjątkiem są faktury na rzecz osób fizycznych – one będą nieobowiązkowe w KSeF.
Czy załączniki mogą dodawać firmy z określonych branż?
Możliwość dodania załączników została wprowadzona z myślą o konkretnych branżach, m.in. media, telekomunikacja. Natomiast każdy przedsiębiorca może uzyskać zgodę na dodawanie załączników bez względu na branżę, w której działa.
Czy takie dokumenty jak list przewozowy, czy protokół odbioru mogą stanowić załącznik faktury w KSeF?
Nie, takie załączniki nadal należy wysyłać inną drogą, np. mailową. Nie mogą one stanowić załącznika w KSeF. Zatem dokumenty przesyłane obecnie jednym mailem wraz z fakturą, od momentu wejścia KSeF trzeba będzie wysyłać osobno.
A my zapraszamy do naszego biura rachunkowego na konsultacje. Postaramy się rozwiać każdą wątpliwość.
